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学业提速 练好WPS基本技能

学电脑知识 http://www.pc280.com 2018-09-26 10:19 出处:网络 编辑:@学电脑
大家知道,目前国内业界两大办公软件是MSOffice和WPSOffice,而WPS有着与MSOffice良好的兼容性,且免费、轻便、易用,用好WPS可以为以后走进办公室,打下良好的基础。因此,对于年轻学生来说,尽早掌握必要的WPS使用

大家知道,目前国内业界两大办公软件是MS Office和WPS Office,而WPS有着与MS Office良好的兼容性,且免费、轻便、易用,用好WPS可以为以后走进办公室,打下良好的基础。因此,对于年轻学生来说,尽早掌握必要的WPS使用技能很有必要。

1. 巧用WPS文字工具,整理网络资料

学生族常常需要将自己摘录的笔记、网上摘录的重要文字、老师或专家教案中的文字转存到自己的手机、电纸书或笔记本中阅读。然而资料整理过程中会遇到种种麻烦。WPS提供了系列文字工具,可帮助我们解决这些问题。

解决自然段前的麻烦事

如果自然段段首空格丢失,变成顶头排列,看起来很没有眉目(图1)。这时,可以用两种办法来处理:

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点击“视图”功能选项卡,然后选择“标尺”将其显示出来,从标尺的上端点击“首行缩进”滑块,通过向右拖动该滑块到两个汉字距离,实现每段文字的首行缩进。缩进结果如图所示(图2),需要注意的是,如果要依次缩进多个自然段,需要先将这些自然段选中,然后再调整标尺上的首行缩进滑块。

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找回自然段首行空格的另一种方法是使用WPS“文字工具”来完成。点击“特色功能”功能标签,在弹出的功能面板中点击“文字工具”,在下拉菜单中选择“段落首行缩进2字符”一项(图3),这样也能完成段首自动缩进,效果与上述方法相同。

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也有的时候,明明段首都留了2字的缩进,拷贝到了另一个环境下缩进全丢。解决这种麻烦,可以在WPS文字工具中选择“段落首行缩进转为空格”。操作之后,虽然在WPS版面中看起来没啥两样,但这些文字被复制到另一个环境中时,段首空格就会被保留下来,免去了再次重新排版的麻烦。

“空”虽无形 也有麻烦

在如图1所示的版面中,每个自然段连接在一起,看起来密密麻麻,不便于阅读。其实只需给每个自然段之间增加一个空行,看起来就非常分明了。在选住所有段落之后,用WPS文字工具中的“增加空段”命令,一键就可以为所有段落增加空行(图4)。

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小提示:

还可以通过增加每个段落的段前段后距离来解决。还有相反的情况,某些时候我们发现版面中本该连接在一起的段落,却被一些空行间隔开来,这时,用WPS文字工具中的“删除空段”的命令处理一下就可以了。

自然段首留有两个空格看起来很正规,但也不完全是好事。当我们从某处复制了大篇文章,将其灌入某些排版软件中编排,用软件自带的缩进模板来排版,发现本该缩进2字的段落全变成4字缩进了。原来是有“好事者”在输入文字时每段手动添加了两个空格。可通过WPS文字工具“删除段首空格”命令先行处理,将处理后的文字进行灌版处理,问题就解决了(图5)。

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如果在从网络复制的大段文字中出现了无规律的空格现象,可在选中整段文字之后,点击“删除空格”命令,一次性将段落中的空格全部清理掉。如果发现空格为其他不可见字符,则可以通过Ctrl+H启动高级替换窗口,通过高级替换成批替换空白文字为空文字(即替换时替换文本框什么内容也不输入)。

自动化的版面重排

有时我们从网络上复制过来的小说或文字,其中的版面问题不是单一的,有空格多余的问题,有空行多少的问题,还有段落分割的问题等。这些问题往往不一定具有统一的规律,若是手动处理,将会非常棘手。这种情况下,可通过WPS工具中的三种段落自动处理命令,完成段落的智能化自动处理。在选中所有待处理的段落之后,选择“文字工具”下的“段落重排”、“智能格式整理”、“转为空段分割风格”等命令进行处理(图6)。

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2. 在线挖模板 版面设计不愁

班级、学院或社团,经常需要设计一些海报招贴、通知、表格等文档,这些文档往往具有某些共性,如果所有版面都从头设计,既耽误时间,也比较麻烦。其实,在WPS文字的首页中,我们或许就可以找到自己想要的东西。

启动WPS文字或另外两个组件,可以看到第一页显示“我的WPS”标签页,在该页中点击“模板”选项卡,然后在右上角的搜索框中输入希望查找的模板的关键词,例如“学生会”,即可搜索到许多与学生会工作有关的文件模板(图7)。点击其中的模板,该模板就会自动被打开,作为当前的一份工作文件,你只需在此基础上作必要的修改,就可以形成自己所需要的文档版式(图7)。

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3. 精美中国特色表格的制作诀窍

我们常常会见到一些制作比较复杂的项目管理表格或机构嵌套的表格,这些表格中除了有超过一条的斜线表头,表头中套有多行多列表格外,表体中还可能有大表套小表,一行中套有多行,一列中套有多列的情况(图9)。它们的确能够反映出表格内容之间你中有我,我中有你,你管我,我管它的层叠关系,这似乎与中国的传统文化很对路。制作这样的表格需要使用什么技术呢?

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我们首先来说斜线表头。首先要为斜线表头留出足够的空间。在确定了斜线表头要统管多少行、多少列之后,用鼠标选中表格左上角的相应行列的单元格区域(例如三行、两列),接着选择“表格工具”功能面板中的“合并单元格”按钮(图10);其后,我们就可以在这上面画斜线了。点击“绘制表格”按钮,出现画笔,只需在空白单元格中画出需要的斜线即可(图11)。在斜线区域中双击,就可以输入斜线单元格文字了。

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而表体中一些大的单元格,或单元格中又出现的小的单元格,都可以通过“合并单元格”和“拆分单元格”命令按钮来实现。我们只需先选中要合并或拆分的单元格区域,然后点击“表格工具”功能面板中的合并或拆分相关命令按钮,就能获得我们需要的复杂表格效果(图12)。

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4. 学习好助手 擅用移动版WPS

WPS办公套件的好处不仅体现在免费和小巧,它更体现在对移动设备的兼容。对于学生族来说,WPS不但可以作为掌上阅读文档、表格和幻灯片的工具,还可以作为通用的PDF电子书的阅读器,手机中安装WPS Office之后,就可以不用再装别的PDF阅读器了。阅读PDF电子书时,打开文件并选择WPS Office关联,选择“设置为默认应用”,这样WPS就成为手机中的电子书阅读器了(图13)

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手机中的WPS应用的功能并不像它看起来的那么弱。它设计中的一个人性化之处,是将许多功能菜单以一个简单的工具条隐藏并折叠起来,默认打开文档的情况下是阅读状态,并不需要那么多功能按钮露出,因此不显示任何菜单或工具,而在需要编辑的时候,点击页面就会出现“编辑”按钮,点击“编辑”即可看到相应可操作的非常丰富的文档、表格或幻灯片编辑工具了(图14)。

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这样,在小面积的屏幕上实现非常强大的图、文、表编辑功能,让我们在掌上进行办公或处理个人事务成为可能。习惯之后,完全可以替代桌面版的Office办公软件。

5. 如何让WPS对MS Office更包容

WPS具有博大的“胸怀”,主要体现在它对微软Office的格式“包容”上。不论你以前是否在使用微软的Office,WPS都可以让你轻松适应操作环境。

对于以前使用微软Office的同学来说,现在进入WPS,只需在安装时选择兼容模式选项。或者在安装之后,通过程序组中的“配置工具”,点击“高级”按钮(图15);在其后出现的“WPS Office配置工具”窗口中,对希望兼容的Microsoft Office版本进行选择,能够兼容的版本包括大家熟悉的2003版、2007版、2010版。此外,还有“PDF文档”选项,这是专门为打开PDF格式文档兼容之用。另外,对于以往一直习惯于使用Microsoft Office的同学,WPS还提供3个选项,可分别实现在启动WPS文字、WPS表格、WPS演示之后,自动建立微软特有的DOCX、XLSX、PPTX格式功能(图16)。

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对于以前未用过办公软件的同学来说,既可以选择以上微软文件兼容格式,也可以选择WPS系统独有的文件格式。当然,即便是WPS独有的格式,也可以通过文件另存的方式,将其转存为任意一种版本的Microsoft Office文档格式。

6. 协作共享 用好WPS网络账号

网络时代是“云”和“云计算”的天下。要提高学习、工作效率,要完成团体成员之间的合作,没有高效的工具和高效的工作方法不行。作为新时代的学生,WPS工具可为我们提供这方面的便利条件。

安装WPS Office套件之后,不知你是否发现,会在屏幕的系统托盘上出现一个蓝白色的立体方块图标,这个图标代表的是WPS网络账号的管理入口(图17)。右键单击可以选择“登录”,进入网络账号;还可以选择“网页端查看”,进入网页操作网络账号。登录WPS网络账号的好处是,在文件制作完成保存时,可选择将文档直接保存到“我的云文档”。

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在登录界面中,可以看到WPS提供了丰富的登录入口,其中包括微信扫描登录、普通邮箱或手机号注册登录,此外还有合作的小米、新浪、QQ等大众服务账号的合作登录,只要你有这些账户之一,就可以在授权之后,用这些账号来登录自己的WPS网络账号了(图18)。

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文档除了可保存到云端外,还可以保存到“我的团队”协作组分享,这样大家可以共同参与完成一份文档的写作或一项任务(图19)。

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7. 别忽略你最爱的实用工具

爱看书是学生们的天职和天性,书不能少看,但视力一定要保护。利用WPS视图中为大家提供的“护眼模式”和“夜间模式”,可以调整在WPS版面中的光线环境,为大家的视力健康创设更好的环境。

WPS还有一些对我们学生非常有用的功能。内容的划词翻译功能、朗读功能、文档输出为PDF功能、文字转图片、图片转文字的功能等,这些一定都是大家想要的。由于这些功能使用简单,具体用法不一一列举。但知道有这些功能,并在关键时刻免去再去寻找其他专用软件,对于大家来说是至关重要的。个别功能中的高级功能,可能需要开通会员使用,不过也是价廉物美,大家可根据自身需要选择。


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